見えていなかった“あのリスク”が全てを狂わせた

「まさかこんな問題が起きるなんて…」「問題が起きてから慌てて対応したが、時すでに遅し…」。プロジェクトには、予期せぬ問題や計画通りに進まない事態、すなわち「リスク」がつきものです。

これらのリスクを事前に特定し、評価し、対策を計画・実行する「リスク管理」は、プロジェクトを成功に導く上で極めて重要な活動です。しかし、多くのプロジェクトではリスク管理が不十分であったり、形式的なものにとどまっていたりして、いざ問題が発生すると対応が後手に回り、大きな損害を被るケースが少なくありません。

本記事では、なぜリスク管理が不十分になるのか、その原因と悪影響を分析し、Vision Consultingが提唱する、プロアクティブ（先見的）なリスク管理体制の構築アプローチについて解説します。

なぜリスク管理は軽視されるのか？

プロジェクトにおいてリスク管理が十分に機能しない背景には、以下のような要因が存在します。

・「どうせ起きないだろう」という楽観主義: リスクの発生可能性を過小評価し、「考えすぎだ」「心配しすぎだ」と、リスク特定や対策検討を軽視する傾向があります。

・「問題が起きてから考えればいい」という後手対応: 事前準備よりも、発生した問題への対処を優先する文化があります。

・リスク管理プロセスの欠如・形骸化: リスクを特定・評価・対応計画・監視・コントロールするという一連のプロセスが定義されていない、あるいは定義されていても実行されていません。

・リスク特定・分析のスキル不足: プロジェクトに潜むリスクを網羅的に洗い出し、その発生可能性や影響度を客観的に評価するためのスキルや経験が不足しています。

・責任の所在の不明確さ: プロジェクト全体のリスク管理を誰が責任を持って行うのかが明確ではありません。

・時間・リソース不足: 日々のタスクに追われ、リスク管理活動に十分な時間やリソースを割くことができません。

・リスク情報の共有不足: 特定されたリスクやその対応状況が、関係者間で十分に共有されていません。

・ネガティブ思考への抵抗感: リスクを考えること自体がネガティブな行為と捉えられ、積極的に議論することを避ける雰囲気があります。

リスク管理不備が招くプロジェクトへの打撃

リスク管理が不十分な状態は、プロジェクトに以下のような深刻な悪影響をもたらします。

・問題発生時の対応遅延・混乱: 想定外の問題が発生した際に、対応策が準備されていないため、場当たり的な対応となり、解決までに時間がかかったり、混乱が生じたりします。

・損害の拡大: 初動対応の遅れや不適切な対応により、問題の影響範囲が拡大し、金銭的損失、信用の失墜、人的被害などの損害が大きくなります。

・プロジェクト目標達成の阻害: 発生したリスクがプロジェクトのスコープ、スケジュール、コスト、品質などに悪影響を及ぼし、目標達成が困難になります。

・機会損失: 市場の変化や競合の動きといった外部リスクへの対応が遅れることで、ビジネスチャンスを逃してしまいます。

・チームの士気低下: 予期せぬ問題が頻発し、その対応に追われることで、チームメンバーが疲弊し、モチベーションが低下します。

・ステークホルダーからの不信感: 問題発生時に適切な説明や対応ができないと、顧客や経営層からの信頼を失います。

・プロジェクトの失敗・中断: 重大なリスクが顕在化し、対応不能となった場合、プロジェクト自体が失敗に終わったり、中断を余儀なくされたりします。

Vision Consultingによるプロアクティブリスクマネジメント

Vision Consultingは、問題発生を未然に防ぎ、万が一発生した場合でも影響を最小限に抑えるための、プロアクティブなリスクマネジメント体制の構築を支援します。

1. リスク管理計画の策定: プロジェクト開始時に、リスク管理の方針、役割と責任、実施するプロセス（特定、分析、対応計画、監視、コントロール）、利用するツール、報告方法などを明確にした「リスク管理計画」を策定します。

2. 網羅的なリスク特定: ブレーンストーミング、チェックリスト、専門家へのヒアリング、過去の類似プロジェクトの教訓などを活用し、プロジェクトに影響を与えうるリスク（技術的リスク、リソースリスク、スケジュールリスク、コストリスク、外部環境リスク、コミュニケーションリスクなど）を網羅的に洗い出します。

3. リスクの定性・定量分析: 特定された各リスクについて、その発生可能性（Probability）と発生した場合の影響度（Impact）を評価します。定性的な評価（高・中・低など）に加え、可能であれば定量的な評価（金額、期間など）も行い、リスクの優先順位を決定します（リスクマトリックスなど）。

4. リスク対応戦略の策定: 優先順位の高いリスクに対して、具体的な対応戦略を検討します。

　・回避 (Avoid): リスクの原因そのものを取り除く、またはプロジェクト計画を変更してリスクを回避します。

　・転嫁 (Transfer): リスクの影響を第三者（保険会社、協力会社など）に移転します。

　・低減 (Mitigate): リスクの発生可能性や影響度を下げるための対策（予防策）を講じます。

　・受容 (Accept): リスクを認識した上で、特に対策を講じずに受け入れます（ただし、発生した場合のコンティンジェンシープラン（緊急時対応計画）は検討します）。

5. リスク対応計画の実行と監視: 策定されたリスク対応策を実行に移し、その効果やリスク状況の変化を継続的に監視します。新たなリスクの発生や、既存リスクの状況変化にも注意を払います。

6. リスク登録簿（Risk Register）の作成と維持: 特定されたリスク、分析結果、対応計画、担当者、現在の状況などを「リスク登録簿」として一元管理し、常に最新の状態に更新します。これは関係者間の情報共有にも役立ちます。

7. コンティンジェンシープラン（緊急時対応計画）の準備: すべてのリスクを未然に防ぐことは困難なため、重要なリスクが顕在化した場合に備えて、具体的な対応手順や体制を定めたコンティンジェンシープランを準備しておきます。

8. リスク管理文化の醸成: リスクについてオープンに議論し、早期に報告することが奨励される組織文化を醸成します。リスク管理活動への貢献を評価する仕組みも有効です。

事例紹介/筆者経験

ある海外プラント建設プロジェクトでは、現地の政情不安や資材調達の遅延といった潜在的なリスクが認識されつつも、具体的な対策が講じられないままプロジェクトが進んでいました。

Vision Consultingは、関係者を集めたリスク特定ワークショップを実施し、潜在的なリスクを網羅的に洗い出し、発生可能性と影響度を評価して優先順位付けを行いました。

特に優先度の高い政情不安リスクに対しては、現地の情報収集体制の強化と、万が一の場合の代替輸送ルート確保というコンティンジェンシープランを策定しました。資材調達遅延リスクに対しては、早期発注と代替サプライヤーのリストアップという低減策を講じました。

結果的に、プロジェクト期間中に小規模なデモが発生しましたが、事前に情報収集体制を強化していたため迅速に対応でき、大きな影響はありませんでした。また、一部資材の調達が遅れましたが、代替サプライヤーから調達することで、工程への影響を最小限に抑えることができました。

「転ばぬ先の杖」としてのリスク管理の重要性を実感した事例です。

リスク管理はプロジェクト成功の必須要件

不確実性の高い現代において、リスク管理はプロジェクトマネジメントの中核をなす活動であり、プロジェクト成功のための必須要件です。

リスクを単なる「脅威」として捉えるだけでなく、リスクの裏返しである「機会」を特定し、それを活かすための戦略的なアプローチも重要になります（機会管理）。

効果的なリスク管理は、プロジェクトを不測の事態から守るだけでなく、より確実な成果達成と価値創造に貢献します。組織としてリスク管理能力を高め、それを競争優位性に繋げていく視点が求められます。

検討手順

プロジェクトのリスク管理を強化するために、企業が取るべき具体的なステップは以下の通りです。

1. リスク管理プロセスの定義: リスク特定、分析、対応計画、監視、コントロールの一連のプロセスを定義し、組織の標準とします。

2. リスク管理計画の作成: 個別のプロジェクト開始時に、そのプロジェクト特有のリスク管理計画を作成します。

3. リスク特定手法の活用: ブレーンストーミング、チェックリスト、SWOT分析、専門家インタビューなどの手法を用いて、リスクを網羅的に洗い出します。

4. リスク分析ツールの活用: リスクマトリックス（発生可能性×影響度）などを用いて、リスクの優先順位を客観的に評価します。

5. リスク対応策の検討: 回避、転嫁、低減、受容の4つの戦略に基づき、各リスクへの対応策を具体的に検討します。

6. リスク登録簿の整備: 特定したリスク、分析結果、対応策、担当者、状況などを一元管理するリスク登録簿を作成し、定期的に更新します。

7. 定期的なリスクレビュー: プロジェクトの進捗会議などで、リスク登録簿を確認し、リスク状況の変化や新たなリスクについて議論します。

8. コンティンジェンシープランの策定: 重要なリスクが顕在化した場合の具体的な対応計画を事前に準備しておきます。

9. リスク管理に関する教育・啓蒙: プロジェクトメンバーや関係者にリスク管理の重要性やプロセスについて教育し、意識を高めます。

10. 過去の教訓の活用: 過去のプロジェクトのリスク情報や教訓をデータベース化し、新しいプロジェクトのリスク特定に活用します。

おわりに

リスク管理の不備は、プロジェクトの成否を左右する重大な問題です。問題が発生してから慌てて対応するのではなく、事前にリスクを特定・評価し、計画的に対策を講じるプロアクティブなアプローチが不可欠です。

Vision Consultingは、リスク管理プロセスの構築から、リスク特定・分析・対応計画の策定支援、そしてリスク管理文化の醸成まで、貴社のリスク管理能力向上を包括的にサポートします。プロジェクトに潜むリスクをコントロールし、不確実性を乗り越えて成功を掴むべきです。

「想定外」をなくし、プロジェクトを安定軌道に乗せたい企業様は、ぜひVision Consultingにご相談ください。

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補足情報

関連サービス：リスクマネジメントコンサルティング、プロジェクトマネジメント支援（PMO）、コンティンジェンシープラン策定支援、リスク管理教育・トレーニング

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